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Como otimizar reuniões online.
Empresas ou PME

Como otimizar reuniões online.

Zoom, Skype e Google Hangouts entraram para valer em nosso cotidiano profissional. São ferramentas que facilitam demais as reuniões online, especialmente nos tempos atuais. No entanto, nem todo mundo está familiarizado com esse modelo de trabalho e por isso ele pode se tornar bastante caótico.

Preparamos uma listinha com boas práticas para reuniões online, que certamente, depois da fase de coronavírus, vão se tornar mais recorrentes pelo lado bom que elas oferecem: menos deslocamentos e mais produtividade.

Eleja um líder para a reunião.

Em uma reunião presencial, costuma ser fácil manter todos alinhados na mesma agenda e não é necessário orquestrar tudo de maneira tão precisa. Em uma reunião online, antes de tudo é preciso eleger um facilitador: alguém que vai agendar, fazer os testes da plataforma, enviar todos os links de acesso e conferir se estão todo mundo está presente.

Domine a ferramenta.

Se você liderar a reunião, familiarize-se com a plataforma com antecedência (isso é crucial). Se alguém precisar compartilhar uma apresentação ou compartilhar sua área de trabalho, você precisará saber como isso funciona. Nas primeiras vezes que fizer isso, mantenha uma listinha de verificação à sua frente para garantir que nenhuma etapa seja perdida e, claro, você consiga orientar outro participante quando necessário.

Certifique-se que todos participantes conhecem a ferramenta.

Muitas pessoas não sabem usar ou não estão cadastradas no Zoom, por exemplo. Ao marcar a reunião, confirme se a pessoas está confortável em fazer a reunião na plataforma sugerida. Ou envie instruções de como usá-la.

Seja pontual.

Atrasos em uma reunião presencial são normais, especialmente em grandes metrópoles. Dá para esperar as outras pessoas tomando um café ou lendo um livro. No entanto, em uma reunião online os atrasos criam ansiedade (será que o invite foi mandado corretamente?) e ninguém pode dar a desculpa de que o trânsito estava pesado.

Fique atento a todos.

Para garantir que ninguém fique de fora, anote quando as pessoas se pronunciaram na reunião e também aqueles que não dizem nada. Considere chamar essas pessoas pelo nome para ver se elas têm algo a acrescentar para garantir que contribuições valiosas não seja perdidas. Cabe ao facilitadores também lembrar de que as pessoas precisam silenciar enquanto outros falam.

Incentive participações de forma ordenada.

Um uma reunião online, é difícil determinar a sequência de quem vai falar. Além disso, algumas pessoas podem simplesmente desaparecer, porque é mais fácil se desconectar de uma tela do que sair de uma sala cheia de pessoas. Isso significa que, além de convocar as pessoas para a reunião, você precisa mantê-las participando de maneira ordenada. Incentive as pessoas a “levantarem a mão” ou até fazerem um sinal de quando quiserem entrar na conversa.

Seja breve.

Mantenha as reuniões online curtas e objetivas. Como é difícil para as pessoas prestarem atenção na tela por muito tempo, tente realizar sua reunião em 20 a 30 minutos. Acredite, dá para falar sobre diversos assuntos e tomar várias decisões neste período de tempo.

E por falar em reunião, se quiser marcar um papo com a gente, aqui da MCM, é só avisar. Pode ser online ou, quando acabar a pandemia de coronavírus, presencial.